דברים שכדאי לדעת...
הגדרת דרישות: מה יכול להשתבש? כיצד להתמודד?
בארגונים מסודרים , אחד השלבים הראשונים בטיפול במשימה (בעיקר משימות פיתוח), הינו – הגדרת דרישות. אין להמעיט בחשיבות העניין :
- הגדרת הדרישות מביאה להבנת המשימה על ידי מי שאמור לבצע אותה.
- נוצר בסיס לבחינת ההצלחה בביצוע המשימה, לכשתושלם.
- לשם הגדרת המשימה, על מטיל המשימה לחשוב מה הוא בעצם רוצה. נוצרים אצלו מיקוד ובהירות.
- יש בסיס לתמחור המשימה ולהערכת הזמן הדרוש לביצועה.
האם זה עלול גם להזיק?
כדי לדון בכך, עלינו להסתכל על מרחב ההתנהגות של היחידה הארגונית בהגדרת משימה.
מרחב זה מוגדר על ידי שני צירים:
- הציר האחד: מה לעשות?
- הציר השני: איך לעשות זאת?
כדי להפיק תועלת מההשקעה בהגדרת דרישה, עלינו לוודא שאנו מגדירים את הדרישה היטב, כלומר שאנו במצב A ולא במצב B.
מה יכול להשתבש כתוצאה
מהגדרת דרישות גרועה?
הרבה דברים. הראשון בהם הוא שהשיבוש מתגלה במקרים רבים מאוחר מדי, אחרי שנגמר הזמן ואחרי שהושקעו המשאבים. את שאר השיבושים ניתן לסווג לארבע קטגוריות.
- דרישת חסר- כשנסיים את המשימה יסתבר שלא ענינו על הציפיות.
- דרישת יתר- נשקיע משאבים ונגיע לתוצאות שתרומתן לא חשובה או אפילו לחלוטין לא רלוונטית..
- דרישה שאינה מתואמת- התוצאה תעמוד בסתירה לאשר רוצים חלק מאלה שעבורם מבוצעת המשימה.
- צרוף של כל הנ"ל: עשינו הרבה, אך התוצאה לא מתאימה לצורך.
אם התופעה הזו אינה מוכרת לכם- אין צורך להמשיך לקרוא. אם נתקלתם בה, או בדומה לה, יכול להיות שיעניין אתכם לשמוע על ארגז הכלים שלנו, המכיל כלי לטיפול בכל שיבוש מסוגי השיבוש הנ"ל:
- כלי לבקרת שלימות הכיסוי של הדרישה.
- כלי לאיתור מוקדם של מרכיבי יתר בדרישה.
- כלי לזיהוי דרישות המסבכות את הפתרון לדרישה ושיש לפשטן.
- כלי לתאום הדרישה בין הגורמים השונים.
העקרונות עליהם מבוסס ארגז הכלים:
- ניתוח מרכיבי הדרישה על פי שני מאפיינים: חשיבות ללקוח מחד ומורכבות למימוש מאידך.
- שקיפות ושיתוף של מייצגי כלל הלקוחות של המשימה בעיבוד הדרישה.
- יצירת מפרט בדיקות לעמידת התוצאה בדרישה, בד בבד עם הכנת הדרישה.
|
